英語の在職証明書が必要になった!海外就職で欠かせない在職証明書はどうやって用意する?

在職証明書(英語)とは何だろう?
英語の在職証明書を提出しろと言われた・・・どこで作れば良いんだろう?
労働ビザを申請するのに在職証明書が必要らしい!自分で作れるのかな?

海外で就職しようとすると様々な資料を準備する必要がありますね。

特に日本国内では「在職証明書」という書類を求められる事はあまりありませんが、海外で働くとなると話は別です。

では、在職証明書とはどういうものなのか?

タイトル
  1. 英語の在職証明書とは?
  2. 在職証明書を英語で書く方法
  3. 在職証明書を英語で書く時の注意点
  4. 在職証明書を添削してもらおう
ここを解説!

こちらの順番でご紹介していきます。

初めて在職証明書を英語で用意する時は、どんな情報が必要なのか手探りの状態になりますね。

この記事を読むことで、在職証明書を作る準備をしておきましょう。

在職証明書(英語)とは何だろう?

在職証明書(英語)とは何だろう?

まずは、この在職証明書とは一体何のことを指しているのかを考えてみましょう。

「在職」というからにはその会社で実際に働いていたことを証明してくれる書類になります。

日本国内の転職では、通常は履歴書の職歴欄に合わせて記載してしまう程度で終わることも多いですよね。

しかし海外の場合は一つの書類としてまとめて提出する事がほとんどです。

海外就職する場合は必ず必要になる書類

海外で就職する場合には、必ず提出しなければならない資料の一つだと覚えておきましょう。

前職(もしくは現在の職場)でどのようなポジションにいるのか、本当に在籍しているのかを証明できるかどうかが海外就職では大事になってきます。

すでに海外で働いている人は会社に頼めば簡単に作成してくれますが、国内企業に勤めていた人は会社で作成してくれるかどうかを事前に確認しておきましょうね。

労働ビザの申請にも必要になると覚えておこう

海外で働きたい人が避けられないのが「労働ビザ」の取得問題です。

国によって様々な事情がありますが、労働ビザの取得には時間も労力もかかってしまいます。

在職証明書も必ず提出が必要となってきますので、必要な条件を調べて用意しておきましょう。

英語の在職証明書の書き方

では、そんな英語の在職証明書はどのように書いたら良いのでしょうか?

実際に英文で在職証明書を作成した方の多くは、自分で作成したという方が多いです。

在職証明書は「必ず会社が発行しなければいけない」という決まりは無いので、内容さえ間違わなければ自分自身で作成することができます。

では、どのような方法で作成するのか、そして英語の在職証明書を書くときのポイントも合わせてご紹介しますね。

まずは職場に作成依頼をしよう

現在、会社勤めをしている人はまずは職場の人事部などに作成を依頼してみましょう。

職場によってはすぐに作ってくれる場合もあります。

「英語で在職証明書を発行する事はできるのか」とまずは質問しておくのがおすすめです。

もしも、英語での作成はできないと言われてしまった場合は、ぜひ自分で作ってみてくださいね。

チャイカプ(私)
私の場合は以下の画像のように、依頼しました。日系企業だと英語対応は難しいと言われるケースが多かったですね。
英語の在職証明書の依頼文

メール文章ご無沙汰をしております。
以前、●●にて就業をしておりました△△です。本日は表題の件につきまして。
お手数をおかけいたしますが、書類を作成していただけないでしょうか?
会社のレターヘッド、作成日、在籍期間、会社社印があれば問題ないようです。
(日本語で大丈夫です)

週明けのお忙しいところ恐縮ですが、なにとぞよろしくお願いいたします。

チャイカプ(私)
私は何社か転職をしていましたので、それぞれの会社から集めるのにかなり時間を要しました。余裕をもって早めに依頼しておきましょう。
チャイ猫
某大手派遣会社P社なんかは、対応が遅くてひどかったよね・・・

正社員やアルバイトに関わらず「雇用」されていれば作っておこう

日本国内ではパートやアルバイトは正式な職歴としてみなさないという会社もありますが、海外の場合は違うというのを覚えておいて下さい。

海外で働く場合は、正社員雇用では無くてもその職場に実際に在籍していて、どのようなポジションで仕事してきたのかをアピールできます。

例えば、アルバイトや留学しながらでも働けるOPTなどでも在職証明書をもらっておくのが良いでしょう。

在職証明書に記載する情報

どのような情報が記載されていれば、正式な在職証明書として使用することができるのでしょうか?

まずは、最低限求められる記載事項をご紹介します。

  • 企業名(会社名)
  • 会社の住所
  • 会社の電話番号
  • 会社の代表者の名前
  • 書類の発行年月日
  • タイトル
  • あなたの名前
  • あなたの生年月日
  • あなたの入社年月日
  • 勤務地や所属部署
  • 役職や担当職種(内容など)
  • 書類の作成者のサイン
  • 会社の社印

ひとまず上記の内容が記載されていれば、ビザ申請用に使用する在職証明書として使用することができます。

よりアピールをしたいのであれば、自分の職務内容やポジションについて具体的に記載するのもおすすめですね。

チャイ猫
これらの内容は必須の記載事項というわけではないよ。あくまでも最低限記載しておくのがオススメの事項ね。

英語の在職証明書テンプレート

より簡単に自作の英文在職証明書が作れるようにと、様々なテンプレートを使うことができます。

インターネット上で無料で使用することができる、英語の在職証明書テンプレートがあるのでそちらを利用するのがおすすめです。

POINT参照:hirokimhouse
参照:ひな形ジャーナル

他にも探してみると様々なテンプレートがあるので、そちらを使って作成してみましょう。

ビザによっては有効期限がある可能性が

国によって違いますが、ビザに使用する書類には有効期限があることが多いのです。

作成した在職証明書の有効期限が3か月の場合もあるので、事前に提出先に期限についても確認しておくのが良いでしょう。

英語の在職証明書を自分で書くときの注意点

英語での在職証明書は、WEB上で公開されている無料のテンプレートと、英語辞書を使えば簡単に作成することができます。

しかし、せっかく自分で在職証明書を作ったのにも関わらず提出後に書類不備などがあった場合はどうなるでしょうか?

海外就職先の企業に提出した場合は、完全に資料が揃うまで仕事をスタートする事はできません。

労働ビザを申請する場合は、申請書類不備で手続きが遅れてしまいます。

英語で書類を作成する場合は、日本とは違う書式であると覚えておきましょう。

現在の職場の情報は右上に寄せて

英語での文章フォーマットとして知られているのが、発行元の情報を紙面上の右上に記載する点です。

これは大学などで書くエッセイ(論文)などでも採用されています。

  • 会社名
  • 代表者の名前
  • 会社の所在地
  • 電話番号
  • 発行年月日

などは紙面右上に、右寄せで記載しましょう。

書類のタイトルは中央に

在職証明書だとわかるようにタイトルを中央に記載します。

位置的には右上に会社情報がありその下にタイトル、そしてタイトル以下にあなたの在職中の情報を詳しく記載してください。

タイトルは「Certificate of Employment」で在職証明書という意味になります。

日付の書きたかが日本とは違うのを忘れずに

在職証明書に限らず、英語で作る文章で気をつけておきたいのが「日付の書き方」ですね。

日本の日付表記方法は西暦、月、日にちの順番で記載するのに子供の頃から慣れてしまっています。

しかし海外で働く場合は全て英語での表記になるので月、日にち、西暦という逆の順番で記載するよう注意してくださいね。

英語の誤字脱字には注意しよう

もちろんの事ですが、海外就職をしたくて英語で在職証明書を作ろうとしているわけです。

特に書類上での英語表記やスペル間違いには注意してくださいね。

提出する書類の英語が間違っていると、どうしても相手に良い印象を与えません。

自分で作った在職証明書じゃ不安?

自分で英語の在職証明書を作ってみたけれど、本当にこれで大丈夫だろうか?

自分で作成したものを何度も見直しても不安になるのはしょうがない事ですね。

そういった場合は、作成した在職証明書を他の人に確認してもらいましょう。

英文添削してくれるサービスを利用する

インターネットを使うと様々な英文添削サービスを探す事ができます。

無料のものもあれば、文字単価で報酬を払うものなど様々です。

ネイティブスピーカーが添削してくれるので、不安を感じる方は利用してみましょう。

人材会社に相談してみる

海外就職を人材会社を通して探している方は、その人材会社に相談するのが効率も良いですね。

自作した英語の在職証明書に対して、アドバイスや英文添削を無料でしてくれます。

安心して就職活動に専念できるので、迷うならまずは人材会社に相談してみましょう。

チャイカプ(私)
海外転職に適した人材会社は以下のリンク先を参考にしてください。

英語での在職証明書について:まとめ

今回は、英語で在職証明書を作る際のポイントや注意点をいくつかご紹介しました。

  • 海外就職するならバイトでも正社員でも「在職証明書」は必須
  • テンプレートを参考に自分で英語の在職証明書を作ろう
  • 英語に自信がない人は添削してもらおう

提出先がどんな人物を求めているのか?を考えると在職証明書もどこをアピールしたら良いのかが分かってきますね。

日本では馴染みの無い在職証明書なので、早めに準備をしておきましょう。

仕上げには人材会社を利用する事で、不安な部分を取り除いて使うことができます。

無料で利用できますので、良い求人を紹介してもらうことと一緒に、合わせて依頼しちゃいましょう。

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チャイカプ

タイで複業(パラレルキャリア)をしています。2013年12月から海外就職。日本と海外の人材業界における経歴は合わせて6年程度。転職支援×Web Marketingが強み。35歳から複業開始(2サイト運営)。▶詳しいプロフィール
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